Aplicaciones móviles corporativas B2E para el área de Recursos Humanos (I)

Tradicionalmente los beneficios del uso de una intranet o portal del empleado móvil se pueden agrupar en dos tipos: reducción de costes y aumento de la eficiencia.
Los responsables de Recursos Humanos de las organizaciones valoran que una intranet centralice todos los recursos necesarios para los componentes de una organización bajo un único Portal Corporativo. Además ofrece estandarización, facilidad de uso, permite a los usuarios interactuar con contenidos, con aplicaciones, en procesos de negocio y comunicarse con otras personas dentro de la organización.

Hoy por hoy el área de Recursos Humanos en la empresa debe asumir que el nuevo canal de comunicación universal y más utilizado por sus empleados ya no es el PC, el móvil le gana por goleada. Por lo tanto los principales beneficios del uso de una intranet o portal del empleado, reducción de costes y aumento de la eficiencia, corren peligro de desaparecer si la comunicación B2E no llega por el nuevo canal mayoritario: el smartphone.

Beneficios Intangibles
Lo que se logra con el intercambio de información en este nuevo entorno de movilidad tiene un gran impacto. Las intranets móviles permiten reducir costes de procesos que no agregan valor, como la búsqueda de información desde cualquier lugar.  La productividad se incrementa a medida que el conocimiento es más accesible, gracias a la movilidad en la comunicación. La flexibilidad en el tiempo de entrega de la información es máxima ya que está a un click de distancia en el smartphone de cada empleado.  Las intranets móviles estimulan el intercambio de información desde cualquier lugar. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la posibilidad de tomar decisiones más rápidamente.

¿Qué funcionalidades ofrece una app B2E / E2E para conseguir los beneficios prometidos?
Vamos a exponer cuatro grupos de funcionalidades para la gestión de los recursos humanos que puede incluir una aplicación móvil de recursos humanos o B2E. Dos en este post y otros dos en uno posterior. Dividimos las funcionalidades de una aplicación móvil B2E ó intranet móvil corporativa para gestión de los recursos humanos en estos dos bloques inicialmente:
1º. Funciones para procesos de firma digitalizada móvil de los siguientes documentos:
•    Contratos de trabajo
•    Prevención de riesgos laborales
•    Control de trabajadores a tiempo parcial
•    Documento de confidencialidad y protección de datos
 
Dentro de la implantación de una política de digitalización de los documentos o "cero papeles" es posible incorporar en la intranet la firma en movilidad de todos anteriores documentos.  Los trabajadores pueden firmar los documentos en la pantalla de su smartphone con aplicaciones de firma manual digitalizada. Para asegurar la validez legal del proceso se puede incorporar: medidas de seguridad con encriptación de datos, registro de la geo-localización de la firma, aplicación de un sellado de tiempo de un tercero de confianza y la obtención y almacenamiento datos biométricos (firma biométrica).
 
2º. Funciones de comunicación de la empresa al empleado y entre empleados a través de una app móvil B2E y E2E (BusinessToEmployee y EmployeeToEmployee):
• Compartir manuales y procedimientos de trabajo por los empleados
• Acceso a las normas internas de funcionamiento en cualquier lugar y momento.
• Difusión de noticias corporativas al canal móvil
• Anuncios de eventos corporativos y envío de mensajes mediante notificaciones push
• Información sobre el calendario laboral consultable en cualquier momento en el smartphone
 
En el próximo post escribiremos sobre otras funcionalidades incorporables a una intranet móvil (app B2E / E2E) y sobre las posibilidades de integración de esta app móvil con el resto de aplicaciones de gestión de recursos humanos, como son nóminas, formación, directorio de empresa, etc…

2ª parte: Aplicaciones móviles corporativas B2E para el área de Recursos Humanos (II)

Este es el segundo post sobre las ventajas de las aplicaciones móviles para los departamentos de recursos humanos que publicamos. La idea es reflexionar sobre las posibilidades de las apps B2E (Businesss to Employee) corporativas, ahora que el smartphone arrasa como dispositivo de conexión a internet y como canal de información y comunicación de los usuarios. 
El mes pasado escribimos sobre dos grupos de funcionalidades que mejoran los procesos internos relacionados con el personal de las empresas:
1º Procesos de firma digitalizada de documentos en dispositivo móvil (política cero papeles)
2º Comunicaciones de la empresa al empleado, del empleado a la empresa y entre empleados a través de la app corporativa
En este segundo post mostramos otros dos grupos más de funciones de aplicaciones móviles B2E que ayudan a la gestión de los RRHH. 
3º Información y acceso self-service del empleado
•    Gestión y liquidación de gastos de viaje, de representación…
•    Acceso al contrato de trabajo 
•    Acceso a las nóminas
•    Solicitud de vacaciones 
•    Comunicación de bajas médicas a la empresa
En este tercer grupo la app pone disposición del usuario corporativo servicios importantes en su relación con la empresa. Se trata de un conjunto de funcionalidades que facilitan el acceso del empleado desde su smartphone o tablet a información de valor para él, un self-service de documentos (nóminas, contratos…). 
También se incluyen otras funcionalidades que recogen la información y documentos que aporta el empleado por propia iniciativa para mejorar los procedimientos administrativos, como son la solicitud de vacaciones y la comunicación de baja médica (vacaciones, bajas médicas, gestión de gastos).

4º Gestión del trabajo y de la jornada laboral
•    Fichaje y control de acceso
•    Imputación de horas y tareas
•    Partes de trabajo
•    Procesos de trabajo en movilidad
El cuarto grupo de funcionalidades que puede incorporar una aplicación móvil de RRHH está orientado a ayudar a controlar y reportar el trabajo de los usuarios. El cumplimiento del horario laboral se puede controlar con aplicaciones de control de presencia en movilidad para los empleados desplazados o en centros de trabajo dispersos.  El resto de necesidades de gestión del trabajo diario se centran en los reportes de horas trabajadas, imputaciones de dedicación a diferentes procesos y unidades de producto procesadas. 
Estas últimas aplicaciones de una app para los recursos humanos deben ayudar a controlar la dedicación y a medir la productividad de los empleados. 
Un portal del empleado móvil o app B2E deberá integrarse con todos los sistemas residentes en la empresa donde se gestione información útil para los trabajadores. Por ejemplo la app móvil será se comunicará con el programa de nóminas, la gestión de vacaciones, el sistema de gestión documental (contratos, procedimientos, etc...), partes de trabajo y medición de productividad.