Comunicarse de manera efectiva en un entorno empresarial es fundamental pero, ¿por qué lo es?
En un entorno familiar o social, la falta de comunicación puede provocar discusiones o herir sentimientos, pero en el trabajo las consecuencias de una mala comunicación pueden ser muy graves. Como todos sabemos, a veces pasa que lo que quieres decir y lo que efectivamente acabas diciendo no suele ser lo mismo.
No existe un método de comunicación eficaz que sirva para todos: todos tenemos que desempeñar muchas funciones. Sin embargo, aquí hay algunos consejos breves para los escenarios más comunes.
Para la comunicación corporativa escrita
A la hora de redactar un informe, una propuesta o un correo electrónico, lo más importante es la claridad. La simplicidad en el mensaje es la mejor opción, usa un lenguaje sencillo y claro que haga llegar el mensaje sin posibilidad de malentendidos.
- Para ello, nunca hay que usar metáforas, no emplees una palabra larga cuando una palabra corta es suficiente.
- Si es posible cortar una frase, hazlo.
- No uses la forma pasiva si puedes usar el activo.
- Nunca uses una frase extranjera, palabra científica o jerga si encuentras un equivalente llano.
A veces se nos puede escapar algo, siempre usa el sentido común. Lee varias veces lo escrito y así te ayudará a eliminar palabras innecesarias y a corregir frases para hacerlo más claro y sencillo.
En la comunicación interna durante una presentación
Incorpora el storytelling interno. Es más interesante para el oyente escuchar una historia en torno a la información que vas a transmitir, que simplemente recibir hechos y cifras en una diapositiva. Intenta poner en contexto a nuestro público para que sea relevante para ellos.
La comunicación interna de una empresa en el cara a cara
Frecuentemente la comunicación oral es con alguien del equipo, una conversación más cercana y directa. Es importante entrar a estas reuniones con un objetivo claro. Y anticipar las reacciones te ayudará a ser claro y conciso cuando te sientes a hablar.
En una comunicación a dos, la comunicación va más allá de escuchar las palabras, es prestar atención al lenguaje corporal, el tono, las expresiones faciales y el estado de ánimo. Muchas veces nos dan más información que lo que se dice con palabras.
Es vital conocer qué piensan los empleados y qué problemas podrían surgir en el futuro. Es importante que la conversación sea proporcional, que habléis por igual ambos. Deja hablar a los compañeros, interioriza la información y luego regresa con preguntas abiertas para despejar cualquier duda.
La comunicación interna en los equipos de trabajo.
Hemos comprobado, y estudios lo avalan, que una mala comunicación entre los miembros de los equipos causa pérdidas de dinero a las compañías. Es una de las razones por las que los directivos prestan atención y cuidan la comunicación entre sus empleados. Por ello vale la pena hablar y sobretodo escuchar a tus empleados.
Cosas a tener en cuenta en las comunicaciones internas a un grupo o departamento:
- Fomenta el intercambio de información, que todo el mundo pueda aportar sus ideas. Provoca el diálogo entre los miembros del equipo o departamento.
- Que los gerentes y jefes de departamento prediquen con el ejemplo: si quieres que los empleados se comuniquen con su jefe y entre ellos, asegúrate de que los que están en la cima lo hagan primero.
- Aprovecha todas y cada una de las herramientas y recursos disponibles para ti y tu equipo. Si tu equipo está en modalidad presencial o en teletrabajo, la tecnología móvil puede ayudar a las personas a compartir información y proporcionar toda las novedades, documentación relevante para el equipo estén dónde estén y en tiempo real.
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