Cómo optimizar los procesos en una empresa

De nada sirve que una empresa destine grandes cantidades de dinero para adquirir las mejores y más modernas tecnologías, o en diversas herramientas de gestión, así como en la formación del personal, si sus procesos no están optimizados ni son eficientes. Y es que, para conseguir verdaderos buenos resultados, así como superar a la competencia, es esencial optimizar los procesos en la empresa

Son múltiples las maneras de conseguir una estupenda y eficiente optimización de los procesos internos en una empresa. Pero, todas parten de conocer a fondo toda la información referente a la misma, incluyendo los distintos procesos y actividades que en esta se llevan a cabo. Al hacerlo, será posible reducir considerablemente los errores que en ocasiones surgen, así como los tiempos, y los recursos que se necesiten. 

Como resultado de una eficaz optimización de procesos, se conseguirá una empresa mucho más competitiva, y con una gran rentabilidad. Es por ello que te traemos el presente post, para enseñarte a cómo optimizar los procesos en una empresa.

¿Cuál es el objetivo o finalidad de optimizar los procesos de una empresa?

La optimización de los procesos de una empresa tiene como finalidad ayudar a enfrentar múltiples problemas, como los siguientes:

  • Desperdicio y exceso de recursos
  • Retrasos en los tiempos de entrega
  • Desenfoque en las actividades a realizar
  • Actividades o elementos que afectan la productividad de una empresa

En resumen, lo que se busca al optimizar los procesos en una empresa es reducir al mínimo lo que le entorpece en cada uno de los sectores por los que está compuesta, para de esta manera adquirir una gran eficacia, en la que se ahorren tanto recursos como tiempo y fuerzas. 

optimizar procesos de la empresa

Pasos a seguir para optimizar los procesos en una empresa

1.- Dar la formación o capacitación necesaria a los empleados

Sin duda, un paso vital en la optimización de los procesos de una empresa, gira en torno a formar correctamente a los trabajadores de la misma. Ya que, será necesario contar con personal debidamente formado y capacitado para llevar a cabo cualquier plan o labor de optimización que se fije en la empresa.

De nada sirve que se destinen fondos y esfuerzos para conseguir herramientas que automaticen los procesos, si quienes llevan a cabo las labores físicas en la empresa carecen de la formación y conocimientos necesarios para hacerlas como se debe.

Es por todos este motivo, que se debe formar y actualizar a los trabajadores para que estén preparados ante cualquier modificación o incorporación de nuevas herramientas y procesos. Por ejemplo, una gran opción para ello, son los cursos intensivos de inglés, así como los más actualizados cursos de informática.

2.- Invertir en mejorar la comunicación dentro de la empresa

Otro aspecto clave para optimizar los procesos en una empresa, consiste en fomentar e invertir en que se consiga una buena y veloz comunicación entre todos los sectores y empleados que forman parte de ésta.

Por fortuna, en la actualidad existen múltiples herramientas que hacen innecesario el traslado de empleados de un sitio a otro, y que además hacen posible guardar un registro de la información comunicada como respaldo en caso de ser necesaria a posteriori. Ejemplos de dichas herramientas serían las plataformas virtuales como redes sociales corporativas o la mensajería virtual interna. 

Una vez que la empresa establezca una comunicación eficaz entre todos sus sectores, será sencillo implementar cualquier optimización de procesos.

3.- Conocer todo sobre la empresa

Para muchos, el siguiente es el paso más importante de todos, y el primero del cual todo encargado de una empresa debe hacerse cargo. Conocer por completo todo acerca de una empresa, es algo esencial para poder contar con la información completa y los datos que ayuden e fijar las mejores estrategias para la optimización o incorporación de procesos en esta, así como para tomar nuevas y acertadas decisiones.

Para esto último, resulta de gran ayuda adquirir servicios de validación de datos. Hacer una especie de representación gráfica con la información y distribución de los diversos sectores, trabajadores y tareas de cada uno, permitirá detectar con facilidad cualquier problema, así como permitirá saber qué se debe llevar a cabo para mejorar la eficacia de la empresa, reduciendo tiempo y esfuerzos que anteriormente se estaban perdiendo en lugar de enfocarse de maneras totalmente beneficiosas.

4.- Hacer un eficaz y enfocado uso de la tecnología y de las más modernas herramientas

Como último paso, al menos de los que te traemos en este post, se sugiere hacer un uso tanto eficaz como enfocado de las más modernas herramientas tecnológicas.

Dichas herramientas son las que lograrán con ayuda de un personal capacitado, que la empresa se eleve a un nivel superior, en el que la comunicación interna sea estupenda, los errores sean reducidos increíblemente, y sean llevadas a cabo una sola vez las tareas realmente necesarias o productivas. 

Una estupenda herramienta de gran utilidad, que agiliza los procesos enormemente, sería un sistema que permita almacenar datos o información como informes o documentos en la nube, para que de esta manera se pueda acceder a estos, actualizados al momento, desde cualquier sector de la empresa, o desde cualquier lugar, por parte de los trabajadores habilitados con acceso a dicho sistema. 

Cabe mencionar, que aprender a optimizar los procesos de una empresa con un ERP (enterprise resource planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales, en la nube. Es parte de lo que hace que una empresa alcance el éxito en la actualidad.

La automatización de procesos es otra herramienta o elemento que ayuda mucho en mejorar el flujo de la información, agilizar los procesos, y que además ofrece indicadores que se refrescan a cada segundo.

Esperamos que con este post, hayas adquirido la información necesaria para saber cómo optimizar los procesos en tu empresa, y puedas ahora hacerla más productiva y eficaz, impulsándola en el camino del éxito.
 

optimizar los procesos de la empresa

Cómo mantener la comunicación del equipo durante el teletrabajo

Debido a la situación que vivimos en la actualidad, nos hemos refugiado en la tecnología, siendo esta un real alivio, ya que no sólo nos ha ayudado emocionalmente al mantener contacto con las personas que queremos, sino que también en el ámbito financiero, permitiendo una correcta comunicación a través del teletrabajo.

Como consecuencia del teletrabajo y las actuales tecnologías, es posible mantener una comunicación certera entre los miembros de un equipo, lo cual es una clave importante para que las empresas o los negocios logren conseguir éxitos con el trabajo a distancia. Importante en los tiempos que corren, ya que de esa manera nos cuidamos los unos a los otros.

En el siguiente post deseamos ponerte al día de cómo mantener en óptimos niveles algo tan importante como lo es la comunicación de tu equipo durante el teletrabajo, para que de esta manera, tu negocio o empresa prospere en esta dura época de pandemia ¡No te lo pierdas!

 

Cómo ayuda la tecnología a una buena comunicación durante el teletrabajo.

La distancia no es un problema en la actualidad para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera, esto es gracias a las herramientas que hemos conseguido a través de la tecnología, las mismas que han revolucionado el ámbito laboral ya que si posees una buena conexión de internet, puedes trabajar desde la comodidad de tu hogar.

Para que los que forman parte de tu empresa puedan responder de forma activa al trabajo, es vital que los mismos posean el equipo necesario para que la comunicación se dé, buscando siempre fluidez y honestidad en todos los procesos laborales.

 

Mejores consejos para lograr buenos resultados y una comunicación efectiva durante el teletrabajo

1. Tener cercanía con el equipo de trabajo

Ya que hay demasiada incertidumbre en los tiempos actuales, es común observar en los trabajadores cómo la ansiedad es una parte ya común de su día a día. Esto se ve con mayor normalidad en algunos países donde la cuarentena radical es una normalidad. 

Para que se logre conseguir calma te recomendamos este artículo de Patricia Garzón, misma que sabemos que ayudará a tus trabajadores a luchar contra la ansiedad que les aflige en estos momentos de crisis.  

2. Teletrabajo es esfuerzo y dedicación

Se debe tener muy en cuenta que, estar en casa no es igual a estar relajado. Es importante que se le asigne el tiempo necesario al trabajo y al ocio para así, mantener una rutina aceptable para rendir en el trabajo. Mantener la disponibilidad en horario laboral es una costumbre que no se debe borrar. 

No dejes de estar presente en la empresa, revisa los medios que se utilizan para mantener la comunicación laboral y no dejes pasar la oportunidad de responder los mensajes o correos que te llegan, esto mantendrá la sensación de cercanía y comunicación aunque se esté alejado de las demás personas que integran el ambiente laboral.

3. No ser tan estricto, es necesario algo de flexibilidad

Es bien sabido que debido al coronavirus muchos trabajadores tienen en cierta medida que hacerse cargo de las clases de sus hijos, ya que los colegios se encuentran cerrados.

Se debe tener en cuenta que es algo que afecta a todos los que son padres en tu equipo de trabajo, por esta razón, es importante ser un poco flexible, debido a que los mismos deben adaptar su horario laboral y el de su familia, razón por la que puede que no coincida en su totalidad con la hora laboral. Si eres flexible, notarás como la productividad de estos trabajadores, así como la de tu empresa aumentará contra todo pronóstico. 

4. Hacer uso de la tecnología

Estar de la mano con la tecnología es importante en la situación actual, por la que hacer algunas videoconferencias para enterarse de los avances del equipo no es una mala idea, la misma reemplazará a las reuniones en la oficina, lo que es una buena solución ante la problemática del virus. 

 

Por esta razón, se debe equipar a los empleados para lograr una mejor comunicación a la hora de reunirse, como por ejemplo, el usar un ordenador portátil mejora este aspecto para los trabajadores. Esto se debe a que suelen venir equipados con un cámara óptima para este tipo de reuniones y también poseen un excelente micrófono para que de esta manera el trabajador se integre en las reuniones de trabajo.

En caso de que no poseas los ingresos para equipar a tus trabajadores de todos los dispositivos necesarios para realizar teletrabajo, puedes optar por un préstamo rápido, así lograras incorporar estas herramientas electrónicas para lograr una correcta comunicación a distancia. 

Tocando ahora las opciones que hay en cuanto a aplicaciones, las cuales nos han ayudado en gran medida a mejorar nuestras vidas, las más recomendadas son: Zoom, Skype, Google Hangouts y Google Meet. Estas aplicaciones pueden encontrarse tanto para dispositivos móviles como para tablets y ordenadores portátiles. 

Para que los teletrabajadores realicen sus actividades colaborando en tiempo real, es ampliamente recomendado el uso de Google Docs, ya que por el mismo, además de otras aplicaciones Google, permite observar qué se ha colocado nuevo y hace posible editar o eliminar ideas de los trabajos presentados.

Otorga una total participación a los miembros del equipo en cuanto al trabajo y también hace posible que el líder del mismo pueda corregir y vigilar el trabajo de los integrantes del equipo.

De igual manera se puede optar por nuevas aplicaciones móviles o software creados a medida, que además de ser fácilmente integrables, sean de gran ayuda para mantener la comunicación del equipo de la empresa durante el teletrabajo.

Esperamos que lo que hemos recomendado para que tu equipo se integre en estos tiempos de cuarentena, donde es común el trabajar desde casa. Aunque sean tiempos difíciles, no son imposibles ¡no te rindas!
 

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